ADMINISTRASI PERBEKALAN
Istilah
perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang,
material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu,
manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti
manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi
barang, manajemen material ataupun administrasi material.
Berdasarkan
batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan
serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap
kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan
penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi.
Lebih
lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen perbekalan dapat dideskripsikan
sebagai berikut:
1. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan
kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan
yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan
perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.
a. Faktor-faktor
Dalam Menentukan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan
perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan
dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
1) Faktor
Fungsional
Dalam penentuan
kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan
perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan
mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas
maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan
tersebut.
2) Faktor
Biaya dan Manfaat
Dalam penentuan
kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah
pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat
yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan
dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan,
sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau
umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.
3) Faktor
Anggaran
Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa
mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan
memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan
perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun
cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas
dan efisiensi.
4) Faktor Keamanan dan
Kewibawaan (Prestise)
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya
dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan
menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik
bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik
internal maupun publik eksternal organisasi.
5) Faktor
Standardisasi dan Normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya
dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan
organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu
suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran
yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
2. PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian
merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya
pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan
membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota
organisasi.
3. PENGAWASAN
Pengawasan merupakan
setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam
pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik
berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output pengelolaan
perbekalan.
4. PENGADAAN
Pengadaan perbekalan
merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan
kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.
a.
Cara-cara Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan.
Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Membeli
Membeli merupakan cara
pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang
tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan
sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.Setelah
transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi
hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan
cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.
2) Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan
yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan)
dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan
hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus
mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.
3) Menyewa
Menyewa merupakan cara
pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan
kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan
kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan
perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas
suatu perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis
mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena:
a. Perusahaan tidak
disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya,
b. Dalam waktu
tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan,
sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan
mesin.
c. Perbaikan-perbaikan
dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak
terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.
4) Membuat
Sendiri
Membuat sendiri
merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang
dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan
cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila
dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.
5) Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan
dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang
dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini
harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak,
dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya
berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna
maupun bernilai guna.
6) Substitusi
Substitusi merupakan
cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang
memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.
7) Pemberian/Hadiah
Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan
perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari
pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian
serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik,
baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.
8) Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan
dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan
perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang
baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen
yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit
perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat
dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.
b.
Sistem Pengadaan Perbekalan
Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk
memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan
tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem
campuran.
1) Sistem
Sentrasisasi
Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan
cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi
seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu
sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh
satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.
Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini
memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:
a. dapat mengurangi
harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini
pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/
perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);
b. dapat mereduksi
(mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga
akan mendukung efisiensi.
c. dapat
mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antarbagian.
Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem
sentralisasi ini adalah sebagai berikut:
a. kebutuhan yang
mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan
dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan
dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun
distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini
tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja
unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.
b. pemenuhan
permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan
tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya
maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan
tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.
2) Sistem
Desentralisasi
Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan,
dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja.
Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai
berikut:
1. kebutuhan atas
perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai
dengan kebutuhan.
2. menjamin ketepatan
pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi
kebutuhan perbekalannya.
Adapun kekurangan sistem ini yaitu:
a. ada kecederungan
masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan (barang-barang) baru,
padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan
menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa
bagian.
b. terdapatnya
bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya
sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi,
sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit
kerja dalam suatu organisasi.
c. biaya per
satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya
dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem
sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga
relatif lebih kecil.
d. Biaya
tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan
apabila menggunakan sistem sentralisasi.
3) Sistem
Campuran
Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan
perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan
desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin
ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya
kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional
unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi
organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit
kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem
sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk
suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.
5. PENCATATAN/INVENTARISASI
Inventarisasi
perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan
yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha
pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga,
tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung
proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan
dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:
a. Memberikan
informasi/keterangan bagi yang membacanya.
Dengan
adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui
kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun
nilainya.
b. Menjamin keamanan perbekalan
Dengan adanya
pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib
dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol
sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.
c. Memberikan
masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan
Dengan
adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat
melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan,
kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya
inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan
perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan
perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan
perbekalan yang diterapkan.
d. Sebagai alat
pertanggungjawaban
Dengan adanya
inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti
administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu
diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan
perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat
mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang
ada.
Daftar Inventaris Ruangan adalah daftar yang dipergunakan
untuk mencatat barang-barang inventaris yang berada dalam suatu dan setiap
ruangan.
|
RS. SITI HAWA
Jl. Parak Gadang 56-58 Padang
Telp. (0751) 23456, 24567 Fax. (0751) 56523
DAFTAR INVENTARIS RUANGAN
Unit/Bagian : Sekretariat Pav. Anggrek
|
6. PENYIMPANAN
ATAU PENGGUDANGAN
Penyimpanan merupakan
kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif maupun
operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata
ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.
a) Kesalahan
Umum dalam Penggudangan
Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan
umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni:
1) Memperlakukan,
memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga
barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual
secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.
2) Sering kegiatan
penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik
berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3) Tidak diketahui
jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan
distribusi perbekalan bagian gudang.
4) Banyaknya
perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.
5) Banyaknya kerusakan
perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan
perawatan perbekalan.
6) Banyaknya
perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah
masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun
penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan
pihak lain.
7) Lamanya pelayanan
bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan
ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan
tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak
tepat.
Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi
efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus
diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai
berikut:
1) Asas
Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya
bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan
barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.
2) Asas
Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan
kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu
tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO(First In
First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).
3) Asas
Memudahkan Pengawasan
Penataan
ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan
pengaturan barang.
4) Asas
Fleksibilitas Ruangan
Penataan
barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan
mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5) Asas
Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada
penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan
di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
b) Administrasi Penggudangan
Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu
sendiri adalah:
1) Untuk menjaga
keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.
2) Administrasi
penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan dan pengendalian di
dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.
3) Dapat mengetahui
keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis,
spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang,
jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.
4) Dapat mengurangi,
bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun
hilangnya perbekalan.
5) Dapat mendukung
ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan
karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah
persediaan yang ada.
6) Sebagai alat
pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada
petugasnya
Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan,
maka beberapa instrumen yang mendukung pelaksanaan administrasi penggudangan
tersebut diantaranya:
1) Buku
Penerimaan Gudang
Merupakan
buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan
penerimaan perbekalan.
|
AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211
Unit/Bagian :
Gudang
BUKU PENERIMAAN GUDANG
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2) Buku
Pengeluaran Gudang
Merupakan
buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan
pengeluaran perbekalan.
|
AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751)
7053211
Unit/Bagian : Gudang
BUKU PENGELUARAN GUDANG
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3) Kartu
Persediaan/Stock
Merupakan
formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan
perbekalan karena adanya pemasukan dan pengeluaran perbekalan.
|
AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751)
7053211
Unit/Bagian : Gudang
KARTU PERSEDIAAN GUDANG
Nama Barang : Kertas HVS Quarto 60 Gr.
Kode
Barang : 05.01.01
Satuan :
Rim
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4) Bon
Permintaan Barang
Merupakan
lembaran/formulir permintaan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam
organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan serta jumlah
perbekalan yang ditujukan kepada bagian gudang.
|
SURAT PERMINTAAN BARANG
No.
SPB :
Tanggal :
Unit/Bagian :
Menyetujui, Penerima, Yang
meminta,
Kabag.Logistik/Ka.Gudang/… Ka.Biro/Bag/Subbag…
……………………… ………… ………………
|
5) Surat
Penyerahan Barang
Sering
juga disebut dengan Bon Pengeluaran Barang merupakan surat bukti
pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta
jumlah tertentu pada waktu tertentu.
|
AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER)
Jl. Parak Gadang 48b Padang
Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211
No. SPB : 03/03/2008
Tanggal :
2 Mei 2008
SURAT PENYERAHAN BARANG
Kepada :
Bagian Akademik
Mengetahui/menyetujui Diterima
oleh Ka.
Subbag. Gudang
Drs. Bima
Sutara Alfonso,
S.Pd Ali
Muchsin
|
7. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian atau penyaluran merupakan
kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian
perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem
kerja yang telah ditetapkan.
Asas-asas Penyaluran
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap
unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan
perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam
penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ketepatan
jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan
Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat
mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun
kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai
efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.
b. Ketepatan
nilai perbekalan yang disampaikan
Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program
efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan
prestise.
c. Ketepatan jumlah
perbekalan yang disampaikan
Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan
ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit
kerja tersebut.
d. Ketepatan
waktu penyampaian
Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu
tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang
dibutuhkan.
e. Ketepatan
tempat penyampaian
Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan
operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
f. Ketepatan
kondisi perbekalan yang disampaikan
Guna mendukung
kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang
disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for
use)sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan
barang/perbekalan yang rusak.
Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat
direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi
dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa
berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat
pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan
unit kerja tertentu.
8. PEMELIHARAAN
Pemeliharaan merupakan
kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi
teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu
pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.
Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:
a. Menjaga dan
menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya
sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam
organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.
b. Agar umur pemakaian
perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang
telah ditetapkan).
c. Mendukung
efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat
preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami
kerusakan).
Cara Pemeliharaan
Barang
Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat
dibedakan atas:
a. Perawatan
preventif (pencegahan)
Merupakan
cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.
b. Perawatan
represif
Merupakan
cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.
9. PENGHAPUSAN
Penghapusan perbekalan
merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku,
baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah
tidak berdaya guna lagi.
Alasan Penghapusan
Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan,
harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:
a. Perbekalan yang
akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:
- Apabila
perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai
perbekalan ini.
- Kualitas
maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat
mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang
relatif tinggi.
Dengan
demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan
inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
b. Perbekalan
yang sudah ketinggalan zaman (out of date)
Mungkin
sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum
rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus
dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan
biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan,
tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas
maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif
baru.
c. Perbekalan
yang berlebihan
Pertimbangannya adalah
:
- Suatu
organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang
bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan
secara bersamaan.
- Apabila
perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya
memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang
merawat barang.
- Perbekalan
tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan tersebut
tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan
- Apabila
perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan
tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of
date).
d. Perbekalan
yang hilang
Penghapusan untuk
perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk
pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai
konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan
keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan
perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit
kerja.
Cara-Cara Penghapusan
Perbekalan
Alternatif yang dapat ditempuh dalam melakukan
penghapusan perbekalan antara lain adalah sebagai berikut:
a. Dijual
atau dilelang
Dengan
cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang
hasil penjualan perbekalan. Barang yang sekiranya masih mempunyai nilai (residual
value), meskipun bukan pada fungsi semula, dijual melalui suatu lelang,
hasilnya masuk ke Kas Negara (Perusahaan). Sebelum pelaksanaan lelang, pihak
pemilik harus mempunyai harga dasar/patokan. Sedapat mungkin penawaran yang
diterima adalah penawaran yang tertinggi di atas harga patokan. Jika harga
patokan tidak tercapai, maka penawaran yang terdekat dengan harga patokan yang
diterima.
b. Ditukarkan dengan
perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi.
Dengan
cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan
beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan perbekalan yang
dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu
pada prinsip-prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain
perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi,
nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling menguntungkan
kedua belah pihak.
c. Dipindahkan
Perbekalan
yang tidak dibutuhkan di suatu unit dalam organisasi dipindahkan ke unit lain
yang membutuhkan. Artinya, penghapusan cara ini sifatnya masih dalam ruang
lingkup organisasi internal.
d. Dihibahkan
Cara ini maksudnya
adalah perbekalan yang akan dihapuskan diberikan secara cuma-cuma kepada pihak/
organisasi lain yang membutuhkan, terutama organisasi sosial dan organisasi
pendidikan. Cara demikian sering dilakukan dengan
istilah yang cukup halus dan sopan yaitu “bantuan”.
e. Pemanfaatan
kembali (recycle)
Maksudnya
barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi
dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
f. Dimusnahkan
Barang yang karena
keadaannya sudah demikian rusak sehingga tidak dapat digunakan sama sekali,
baik sebagai fungsinya maupun bekasnya (meubelair yang sudah rusak sama sekali)
harus dimusnahkan dengan disertai berita acara. Hal
ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin
untuk diimplementasikan.
Adapun contoh Berita Acara Penghapusan Perbekalan dapat
dilihat pada contoh formulir 30.
|
BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG
Nomor : ……….
Pada hari ini ………… tanggal …………… bulan……… tahun ……
Kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. …………
sebagai Ketua
2. …………
sebagai Sekretaris
3. …………
sebagai Anggota
4. …………
sebagai Anggota
5. …………
sebagai Anggota
Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat
Keputusan ………. No. …………….. tanggal ……. …….. telah mengadakan pemeriksaan
barang-barang sebagaimana terlampir pada tanggal ………………. bulan………….
tahun……... Berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam
keadaan …………….. (rusak berat/ketinggalan zaman/berlebihan/ hilang).
Selanjutnya, kami memutuskan barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara
………(dijual / dilelang / dihibahkan / dipindahkan / ditukarkan / dimusnahkan).
Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap …… untuk dapat
dipergunakan seperlunya.
Dibuat di : ……………
Tanggal :
……………
Panitia Penghapusan
Barang
1. ...
……… sebagai
Ketua ……………………
(tanda tangan)
2. …………
sebagai
Sekretaris ……………………
3. …………
sebagai
Anggota ……………………
4. …………
sebagai
Anggota ……………………
5. …………
sebagai
Anggota ……………………
|
|
LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG
Tanggal : ………….
Panitia Penghapusan Barang
Sekretaris, Ketua,
…………….. …………..
|
Selanjutnya,
fungsi-fungsi manajemen perbekalan tersebut, baik fungsi manajerial maupun
fungsi-fungsi operasional beserta hubungannya dapat diformulasikan dalam gambar
2 berikut:
 |
Gambar 2.
Fungsi-fungsi Manajemen Perbekalan
Sehubungan dengan hal
itu maksud dan tujuan manajemen perbekalan adalah untuk:
1. mampu
menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat
dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak,
serta dengan memberikan pelayanan yang baik;
2. mampu
menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang dapat
digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan
serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan
tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan,
distribusi, dan penghapusan perbekalan.
3. mampu
menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke
unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun
tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui
penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
4. mampu
menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil perbekalan,
baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi
fungsional maupun umur barang.
5. mampu
melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan
argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung
kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan
pemborosan;
6. mampu
mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai tindakan
penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan logistik
sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial,
tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan
aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. mampu
menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga
setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya
secara optimal.
8. mampu
membangun budaya penggunaan perbekalan secara bertanggungjawab oleh para
pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan
tindakan penyimpangan maupun pemborosan.
Persoalan-Persoalan
Yang Terjadi Dalam Administrasi Perbekalan.
Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam
pengelolaan perbekalan antara lain sebagai berikut:
1. Salah
Rencana dan Penentuan Kebutuhan
Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan
dalam menetapkan kebutuhan perbekalan yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke
depan, kurang memperhatikan lingkungan, dan kurang cermat dalam
menganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi perbekalan, metode/cara pengadaan perbekalan, jumlah perbekalan,
waktu pengadaan perbekalan, tempat/asal pengadaan perbekalan, maupun kesalahan
dalam rencana harga perbekalan.
2. Salah
Pengadaan
Salah pengadaan
merupakan kekeliruan dalam proses pemenuhan kebutuhanperbekalan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode pengadaan, jumlah, harga, waktu,
sumber perbekalan, maupun ketidaksesuaian dengan prosedur dan aturan yang telah
ditetapkan.
3. Salah
Tempat
Salah tempat merupakan kekeliruan
dalam peletakan perbekalan sehingga bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu
unit kerja dan atau organisasi secara keseluruhan.
4. Salah
Pakai
Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang
karena tanpa disertai rasa tanggungjawab, baik secara teknis fungsional maupun
hak pemakaian barang.
5. Lalai
Catat
Lalai catat merupakan
kealpaan dalam pencatatan perbekalan, baik menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan
itu sendiri, maupun menyangkut kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi perbekalan, jumlah, harga, sumber, tempat penempatan/pemakaian,
kondisi, maupun data pencatatan yang lainnya.
6. Lalai
Rawat
Lalai rawat merupakan
ketidakteraturan dan kesalahan dalam perawatan perbekalan sehingga secara
teknis dapat menimbulkan kerusakan perbekalan yang dapat berdampak pada
menurunnya tingkat kuantitas maupun kualitas output, tidak
tercapainya secara optimal batas umur pemakaian barang, dan secara ekonomis
dapat menimbulkan pemborosan bagi organisasi.
7. Lalai
Simpan
Lalai simpan merupakan
kealpaan dalam penyimpanan perbekalan yang berupa tidak ditempatkannya pada
tempat yang semestinya sehingga memungkinkan menimbulkan kerusakan dan
penurunan kualitas perbekalan, baik terhadap barang itu sendiri maupun barang
yang lain, bahkan juga dapat menimbulkan hilangnya perbekalan.
8. Lalai
Kontrol
Lalai kontrol
merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
yang diawasi atau objek pengawasan, waktu pengawasan, maupun metode pengawasan.
Dengan dapat diidentifikasi
beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan perbekalan tersebut, diharapkan
setiap organisasi mampu melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa
kesalahan umum tersebut sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat
menghindari kesalahan-kesalahan umum tersebut.
ASAS-ASAS
DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN
Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan
perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola
perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut
meliputi:
1. Asas
Keahlian
Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan
melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis
dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.
2. Asas
Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani
dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai
alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan
manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna
mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
3. Asas
Ketelitian
Maksud dari asas ini
yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang
yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan
perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan,
maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang
tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan
terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya
sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.
4. Asas
Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas
ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan
harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik
berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan,
pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun
penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan
maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.
5. Asas
Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas
kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan
hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan
administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus
mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder)dapat
dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas
Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas
kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik,
terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.
7. Asas
Efektivitas
Maksud dari asas ini
adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan mulai dari
perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan
dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa
diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas
Efisiensi
Maksud dari asas ini
yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan
dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik
berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.
Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan
dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa
asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek)
pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi.
Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik
apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia
sebagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat
di dalam suatu organisasi.
Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen
perbekalan pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yaitu :
- lemahnya
sistem kerja yang dibangun, dan
- perilaku
buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang terlibat dalam
kegiatan pengelolaan perbekalan, baik pada tingkat manajemen maupun petugas
operasional.
Kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa
dipisahkan satu sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah
memadai, tetapi apabila moralitas para pegawai pengelola perbekalan rendah,
mungkin sekali terjadi penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan, begitu pula
sebaliknya. Apalagi, apabila sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan
tingkat moralitas pegawai rendah, dapat dipastikan terjadi tingkat
penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan mencapai tingkat yang tinggi. Oleh
karena itu, dalam pengelolaan perbekalan, secara ideal dibutuhkan sistem kerja
yang memadai dan moralitas pengawai yang tinggi.
ETIKA DAN MORALITAS
Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari
kata Yunani ethos, yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti
adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan
kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan
aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang
lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian
melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata
Latin mos, yang dalam bentuk jamaknya mores, yang
berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna
sama dengan pengertian etika tersebut.
Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa
pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk
pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun
bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan
dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek
kehidupan sehari-hari.
Etika dalam
Pengelolaan Logistik
Merupakan suatu sistem nilai, aturan-aturan normatif
sebagai pedoman perilaku yang berupa perintah dan atau larangan yang bersifat
langsung dan konkret, yang senantiasa harus dijadikan pedoman dan pegangan di
dalam melakukan pengurusan dan pengelolaan perbekalan. Sacara lebih
operasional, aturan-aturan normatif tersebut tentunya juga melekat pada setiap
tahapan dalam pengelolaan manajemen perbekalan.
Berikut ini beberapa pedoman normatif yang penting
dikembangkan dan diimplementasikan dalam pengelolaan dan pengurusan perbekalan
tersebut, yakni setiap personel baik pada tingkat manajemen maupun petugas
operasional yang terlibat dalam pengelolaan dan pengurusan perbekalan :
1. Harus merencanakan
pengadaan perbekalan dan mengambil keputusan pengadaan perbekalan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan yang objektif dan konstruktif, bukan atas
pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi atau kelompok atau unit kerja
tertentu.
2. Harus menentukan
dan menetapkan suplier untuk pengadaan perbekalan berdasarkan
hasil pembandingan dan pertimbangan yang objektif.
3. Harus menentukan
dan menetapkan suplier untuk pengadaan perbekalan bukansuplier yang
memiliki ikatan keluarga.
4. Harus menyerahkan
segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari suplier kepada
organisasi.
5. Harus menyerahkan
perbekalan sesuai dengan bukti penyerahan perbekalan, baik berkaitan dengan
jenis dan spesifikasinya, jumlah, tempat, dan tanggal penyerahan perbekalan.
6. Harus melakukan
penghapusan perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan yang objektif.
7. Dilarang meminta
bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apa pun kepadasuplier untuk
kepentingan pribadi.
8. Dilarang membuat
dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan perbekalan yang tidak
sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi
perbekalan, jumlah perbekalan, tanggal pengadaan, harga per satuan, jumlah
potongan, jumlah pajak, maupun total pembayaran yang dapat merugikan
organisasi.
9. Dilarang melakukan
pengadaan/pembelian perbekalan secara fiktif.
10. Dilarang melakukan penyelewengan dana
untuk kegiatan pengelolaan perbekalan apa pun bentuknya.
11. Dilarang melakukan pencatatan perbekalan
dengan tujuan menghilangkan perbekalan demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik
dilakukan sendiri maupun secara bersama-sama.
12. Dilarang melakukan tindakan diskriminatif
dalam pendistribusian perbekalan, baik berkaitan dengan waktu penyerahan
perbekalan, jenis dan spesifikasi perbekalan, maupun dalam pelayanan (service) yang
diberikan.
13. Dilarang membuat laporan pemakaian
perbekalan yang tidak sesuai dengan kenyataan, yang dapat menyebabkan hilangnya
perbekalan dan kerugian bagi organisasi.
14. Dilarang melakukan tindakan pemborosan
dalam pemakaian perbekalan.
15. Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan
perbekalan untuk kepentingan pribadi.
16. Dilarang melakukan tindakan perusakan
terhadap perbekalan milik organisasi.
Pada bab ini akan
dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan
pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat
berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas
perbekalan yang ada dalam suatu organisasi / instansi. Adapun tujuan
instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan,
macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :
- Dapat menjelaskan pengertian
perbekalan.
- Dapat menjelaskan tujuan
perbekalan.
- Dapat menjelaskan macam – macam
perbekalan.
- Dapat menjelaskan tentang
pengelolaan perbekalan.
- A. Pengertian Perbekalan
Istilah perbekalan
sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor.
Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari
arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor
aitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses
kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan
mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua
barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak
sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor yaitu segala
macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan
kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang
berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain
dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas perbekalan didalam organisasi
mempunai beberapa tujuan antara lain :
- Meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
- Mengetahui barang peralatan
yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang
rusak tetapi masih dapat diperbaiki.
- B. Macam – macam perbekalan
/ perabot
Suatu kantor dalam
melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan
menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan
kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya
aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan – bahan
dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :
- Perabot kantor yaitu segala macam
barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan
kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang
berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah
lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
- Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin
kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin
tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor
yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri
maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
fax, dsb.
- Interior kantor yaitu semua jenis
barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga,
dsb.
Adapun macam – macam
perbekalan kantor yaitu :
- Pebekalan gedung, seperti ruang
pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
- Perbekalan kantor, seperti
mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
- Perbekalan ruang kelas, seperti
meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur
tulis dsb.
Macam – macam
perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :
- Ditinjau dari tetap dan tidak
tetap, terdiri dari 2 kelompok :
- Benda tetap : tanah, gedung,
peralatan.
- Benda tidak tetap : kertas
tinta kapur, dan lain – lain.
- Ditinjau dari segi peralatan,
terdiri dari 4 kelompok :
- Benda peralatan umum, seperti
untuk kelas dan kantor.
- Benda peralatan khusus,
seperti pembersih kamar mandi dan WC.
- Peralatan laboraturium,
seperti rak,ohp dan lain – lain.
- Peralatan lain, seperti buku,
benda pustaka, dan lain – lain
- Ditinjau dari segi kegunaannya,
terdiri dari dua kelompok :
- Benda peralatan untuk kelas,
sepertu meja,kursi, papan tulis.
- Benda peralatan untuk kantor,
seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
- Ditinjau dari segi umum ang
dipakai instansi, terdiri dari :
- Benda tahan lama, yaitu benda
– benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ
cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor,
meja kursi dan lain sebagainya.
- Benda habis pakai, yaitu benda
– benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur
tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
- C. Pengelolaan Perbekalan
Untuk menangani
masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
- Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan
untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana
kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
- Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk
menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik
(penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari
unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus
dicatat pada buku pengeluaran barang.
- Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang
dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap
dipakai pada saat diperlukan.
- Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan
untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris
berdasarkan peraturan yang berlaku.
Barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada
pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan
juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara
meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap
waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot
bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan
sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer
prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan
dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak
digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa
dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak
teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis
di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa
dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu
listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari)
dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai
prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan
kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik
atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala
setiap 3 bulan sekali.
