AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

A.  Agenda Kegiatan Pimpinan
              Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja.            Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan.              Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.            Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :1.      Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,
3.      Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan pimpinan,
4.      Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,
5.      Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.
Kegiatan pimpinan secara umum dapat dijadwalkan oleh sekretaris melalui tiga jenis jadwal, yaitu :1.      Jadwal acara harian,
2.      Jadwal acara mingguan,
3.      Jadwal acara bulanan.
Contoh Jadwal Acara Harian, Mingguan, dan Bulanan

No	Hari / Tgl	Kegiatan	Tempat	Waktu	Ket.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:1.       Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya
Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.Contoh :Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:·         Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
·         Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.2.      Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
Jadwal disususn berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepda pejabat lain.

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :1.      Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,
2.      Menentukan berbagai alternative,
3.      Mengatur sumber daya yang diperlukan,
4.      Menentukan organisasi, metode, dan prosedurr,
5.      Menentukan pelaksanaan kerja.
Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan      Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari    :

1. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan

1. Membuat  jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas  penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat  berdasarkan date line and reminder.

1. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis

Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 1.      Menerima dan menghimpun surat.
2.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
3.      Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4.      Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
5.      Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.





















PT MAESTRO JANEJalan Terubuk  No. 21 Telp. 0761 28795Pekanbaru – 28732AGENDA KEGIATAN PIMPINANBulan Februari 2017

No	Hari/tanggal	Pukul	Kegiatan	Tempat	Keterangan
1	Senin, 5 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
2	Selasa – Rabu, 6 - 7 Februari 2017	16.00- 21.00	Hari ke -1 Rakernas  REI di Surabaya	Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil	Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
3	Sabtu, 11 Februari 2017	19.00-21.00	Menjadi  nara sumber pada acara Program Green House	Hotel  Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna	Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
4	Senin, 13 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
5	Kamis,  16 Februari 2017	09.00-12.00	Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti	Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3
6		13.00-15.00	Memimpin rapat koordinasi dengan para staf	Kantor PT Maestro Jane, ruang 3
7	Jumat, 17 Februari 2017		Menerima  kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati	Kantor PT Maestro Jane	Penjajagan untuk melakukan kerjasama
8	Senin, 20 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
9	Selasa, 21 Februari 2017	10.00-12.00	Meeting dengan  Bpk. Walikota Yogyakarta	Kantor Walikota - Yogyakarta	Membahas Green City Yogyakarta
10	Kamis, 23 Februari 2016	10.00-14.00	Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti	PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta
11	Sabtu - Minggu,  25-26  Februari 2017	08.00-Selesai	Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI		Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
12	Senin, 27 Februari 2017	08.00-10.00	Rapat rutin bersama staf	Ruang pertemuan	Rencana pengembangan usaha
13	Selasa, 28 Februari 2017	09.00-12.00	Menghadiri  rapat REI di Semarang	Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3

B.  Membuat Perencanaan KerjaC.  Menyusun Jadwal Kegiatan PimpinanD. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU