JENIS JENIS ARSIP

Pengertian Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 Jenis-jenis arsip  

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut : 

A.  Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu :
   1. Arsip kepegawaian, contoh : Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
   2. Arsip Keuangan, contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
   3. Arsip Pemasaran, contoh : Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
   4. Daftar pendidikan, contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa. 

B. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya 
Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada  tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi :
1. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact dist
6. Flast dist 

C. Arsip menurut nilai gunanya      
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu :
1. Arsip bernilai informasi, contoh : Pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3. Arsip bernilai hokum, contoh : akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah, Conohnya : Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
5. Arsip bernilai ilmiah, Contoh : Hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

D. Arsip Menurut sifat kepentingannya 
Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu :
a. Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah 

E. Arsip menurut fungsinya
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini    ada dua, yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

f. Arsip menurut tempat / tingkat pengolhannya
Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dpat dibedakan menjadi :
1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisai  yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta
2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan  dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propensi 

G. Arsip Menurut keahliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan  menjadi
1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam  proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

H. Arsip menurut kekuatan hukum
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hokum atau legalitas dari sisi hokum dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hokum yang sah.
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi,  film, mikrofiolm dan hasil print komputer.

 Ruang lingkup arsip  

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah :
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalaian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip

 Nilai Guna Arsip  

Nilai gunaarsip menurut para ahli :
A. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah :
1. Nilai  Kegunaan administrasi Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaikbaiknya serta membuat keputusan  dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaaan administrasi.
2. Nilai Kegunaan Hukum Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hokum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hokum
3. Nilai Kegunaan Keuangan Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan
4. Nilai Kegunaan haluan organisasi Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
5. Nilai kegunaan organisasi Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaaan
6. Nilai kegunaan sejarah Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
 7. Nilai Kegunaan penelitian Warkat dapt berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian
8. Nilai kegunaan penerangan Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

B. Menurut Ensiklopedia administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan :
1. Guna informative, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa
2. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
3. Guna histories, yakni mengambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
4. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah

C. Menurut Arsip nasional Republik Indonesia 
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pad kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder
1. Nilai guna primer Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi :
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta aarsip
b) Nilai guna hokum, yaitu mempunyai nilai guna hokum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hokum atas hak dan kewajiban warga negara  dan pemerintah
c) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

2. Nilai guna sekunder Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara  dan ilmu pengetahuan di kemudian hari, Nilai guna sekunder meliputi:
a) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang  bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 

https://www.slideshare.net/aisyahsafitri3/arsip-dan-jenis-jenis-arsip

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

PENGERTIN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

1.PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.

Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian dokumen,diantaranya :

1.       Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·         Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·         Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·         Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

2.       Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·         Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·         Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·         Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

 Jenis – jenis Dokumen :

1. Menurut Jenisnya :

1. Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.
2. Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya

2.  Menurut Sifatnya :

1. Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll
2. Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

3.  Menurut Literatur :

1. Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
2. Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

1. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
2. Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
3. Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
4. Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
5. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan

5. Menurut Dokumentasi :

1. Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
2. Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
3. Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

6. Segi Fungsi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. 

1. Dinamis aktif
2. Dinamis semi aktif
3. Dinamis in aktif

 Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

1. Dokumen koprol
2. Dokumen Literal
3. Dokumen Privat

2. PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

1.       Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

·         Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

2.       Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

·         Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

3.       Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

·         Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

• Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
• Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.
• Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku

KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI

a.       Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan

b.      Mencatat dokumen

c.       Mengolah dokumen

d.      Memproduksi dokumen

e.       Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

f.       Menyimpan dan memelihara dokumen

  Segi Fungsi :

• Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
•  Dinamis aktif 
• Dinamis semi aktif
• Dinamis in aktif

•  Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

• Dokumen koprol
• Dokumen Literal
• Dokumen Privat

 Pengkodean dokumen 

pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan. 

• Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

1. Nomor urut
2. Tanggal dokumen diperoleh
3. Penyusunan dokumen
4. Nama/judul dokumen
5. Kota tempat terbit
6. Nama penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman
9. Cara saat memperolehPada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. 

Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.Dokumen bisa berwujud lembaran ,film, pita ,atau rekaman. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling. lain dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan,Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. 

• Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas
2. Teknik mengindeks
3. Teknik menetapkan kode
4. Prosedur dan teknik penyimpanan
5. Menentukan pencatatan yang diperlukanKLASIFIKASI JUDUL ARSIP

• Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:

1. Arsip peroranganArsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.
2. Arsip instansi pemerintahArsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.
3. Arsip niagaArsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.
4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

• TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.
• TEKNIK menetapkan kodeDalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .

klik untuk mendapatkan model pembelajaran berupa power point 

https://www.slideshare.net/aisyahsafitri3/dokumen-dan-dokumentasi

JENIS JENIS SURAT DINAS

Jenis – Jenis Surat Dinas

Jenis – jenis surat dinas terdapat 10 macam, yakni surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi serta surat tugas. Berikut keterangan dari masing – masing jenis surat dinas tersebut :

1.      Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.

2.      Surat undangan

Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

3.      Surat kuasa

Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

4.      Surat keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

5.      Surat memo atau nota dinas

Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

6.      Surat edaran

Surat edaran dalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

7.      Surat pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

8.      Surat perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi / jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

9.      Surat instruksi

Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

10.  Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu.

LINK POWER POINT :

https://www.slideshare.net/aisyahsafitri3/jenis-jenis-surat-dinas-81836573