JENIS JENIS ARSIP

Pengertian Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 Jenis-jenis arsip  

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut : 

A.  Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu :
   1. Arsip kepegawaian, contoh : Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
   2. Arsip Keuangan, contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
   3. Arsip Pemasaran, contoh : Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
   4. Daftar pendidikan, contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa. 

B. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya 
Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada  tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi :
1. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact dist
6. Flast dist 

C. Arsip menurut nilai gunanya      
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu :
1. Arsip bernilai informasi, contoh : Pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3. Arsip bernilai hokum, contoh : akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah, Conohnya : Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
5. Arsip bernilai ilmiah, Contoh : Hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

D. Arsip Menurut sifat kepentingannya 
Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu :
a. Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah 

E. Arsip menurut fungsinya
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini    ada dua, yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

f. Arsip menurut tempat / tingkat pengolhannya
Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dpat dibedakan menjadi :
1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisai  yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta
2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan  dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propensi 

G. Arsip Menurut keahliannya Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan  menjadi
1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam  proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli

H. Arsip menurut kekuatan hukum
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hokum atau legalitas dari sisi hokum dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hokum yang sah.
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi,  film, mikrofiolm dan hasil print komputer.

 Ruang lingkup arsip  

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah :
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalaian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip

 Nilai Guna Arsip  

Nilai gunaarsip menurut para ahli :
A. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah :
1. Nilai  Kegunaan administrasi Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaikbaiknya serta membuat keputusan  dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaaan administrasi.
2. Nilai Kegunaan Hukum Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hokum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hokum
3. Nilai Kegunaan Keuangan Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan
4. Nilai Kegunaan haluan organisasi Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
5. Nilai kegunaan organisasi Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaaan
6. Nilai kegunaan sejarah Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
 7. Nilai Kegunaan penelitian Warkat dapt berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian
8. Nilai kegunaan penerangan Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

B. Menurut Ensiklopedia administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan :
1. Guna informative, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa
2. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
3. Guna histories, yakni mengambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
4. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah

C. Menurut Arsip nasional Republik Indonesia 
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pad kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder
1. Nilai guna primer Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi :
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta aarsip
b) Nilai guna hokum, yaitu mempunyai nilai guna hokum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hokum atas hak dan kewajiban warga negara  dan pemerintah
c) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

2. Nilai guna sekunder Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara  dan ilmu pengetahuan di kemudian hari, Nilai guna sekunder meliputi:
a) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang  bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. 

https://www.slideshare.net/aisyahsafitri3/arsip-dan-jenis-jenis-arsip