A. Agenda Kegiatan Pimpinan
Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mempunyai mengatur kegiatan - kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan dapat melaksanakan kegiatan - kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting yaitu membuat kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja. Agenda kerja pimpinan disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan dilakukan pimpinan. Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari - hari dalam mengendalikan manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan. Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu :1. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,
No
|
Hari / Tgl
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Waktu
|
Ket.
|
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:1. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya
Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat perencanaan kerja yang berkualitas, perencanaan kerja sekretaris adalahkegiatan sekretaris untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :1. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,
Sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari :
- Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan, tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan kegiatan kerja pimpinan
- Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini dibuat berdasarkan date line and reminder.
- Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun jadwal perjalanan dinas/ bisnis
Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal kegiatan pimpinannya.Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah sebagai berikut: 1. Menerima dan menghimpun surat.
PT MAESTRO JANEJalan Terubuk No. 21 Telp. 0761 28795Pekanbaru – 28732AGENDA KEGIATAN PIMPINANBulan Februari 2017
No
|
Hari/tanggal
|
Pukul
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Keterangan
|
1
|
Senin,
5 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan usaha
|
2
|
Selasa – Rabu,
6 - 7 Februari 2017
|
16.00- 21.00
|
Hari ke -1 Rakernas REI di Surabaya
|
Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil
|
Hari ke-1 Rakernas REI, Hari ke-2 - Kunjungan ke beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri
|
3
|
Sabtu,
11 Februari 2017
|
19.00-21.00
|
Menjadi nara sumber pada acara Program Green House
|
Hotel Saphir, Jl. Solo - Yogyakarta ruang Arjuna
|
Permintaan pimpinan cabang REI Surabaya
|
4
|
Senin,
13 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan usaha
|
5
|
Kamis,
16 Februari 2017
|
09.00-12.00
|
Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti
|
Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3
| |
6
|
13.00-15.00
|
Memimpin rapat koordinasi dengan para staf
|
Kantor PT Maestro Jane, ruang 3
| ||
7
|
Jumat,
17 Februari 2017
|
Menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati
|
Kantor PT Maestro Jane
|
Penjajagan untuk melakukan kerjasama
| |
8
|
Senin,
20 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan usaha
|
9
|
Selasa,
21 Februari 2017
|
10.00-12.00
|
Meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta
|
Kantor Walikota - Yogyakarta
|
Membahas Green City Yogyakarta
|
10
|
Kamis,
23 Februari 2016
|
10.00-14.00
|
Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti
|
PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta
| |
11
|
Sabtu - Minggu,
25-26 Februari 2017
|
08.00-Selesai
|
Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI
|
Hari ke-1 temu ramah, Hari ke-2 penanda-tanganan kontrak
| |
12
|
Senin,
27 Februari 2017
|
08.00-10.00
|
Rapat rutin bersama staf
|
Ruang pertemuan
|
Rencana pengembangan usaha
|
13
|
Selasa,
28 Februari 2017
|
09.00-12.00
|
Menghadiri rapat REI di Semarang
|
Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3
|
B. Membuat Perencanaan KerjaC. Menyusun Jadwal Kegiatan PimpinanD. CONTOH AGENDA KEGIATAN PIMPINAN SELAMA SATU MINGGU