A. Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)
Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik itu perlu diklarifikasikan sesuai dengan klarifikasi surat yang digunakan pada organisasi atau instansi yang bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Ada dua cara untuk mengelola surat elektronik (E-mail) yaitu pertama dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo Mail dan Gmail. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan gratis. Kedua menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail chent), seperti: Windows Mail.
B. Tata Cara Menerima Surat Elektronik (E-mail)
Dalam menerima surat elektronik seorang petugas penerima surat harus memahami dengan benar bagaimana langkah-langkah atau tata cara menerima surat elektronik meliputi :
a. Buka internet
B. Kotak address ketik : http://www.yahoo.com atau http://www.google.com
c. Kemudian tekan enter
d. Isikan Yahoo ID dan password atau Gmail ID dan password
e. Klik Sign In dan klik Inbox
f. Maka akan muncul surat-surat yang masuk
C. Kelebihan dan Kelemahan E-mail
a. Kelebihan E-mail
1) Cepat karena hanya perlu beberapa menit
2) Mudah
3) Multiple send
4) Dapat mengirim file
5) Kapan dan dimana saja
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti pada surat konvensional
7) Penyampaian tidak perlu melalui address administratif yang diantar oleh kurir
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah
b. Kelemahan E-mail
1) Biaya investasi komputer dan perangkatnya lumayan tinggi
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan terganggu
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengiriman e-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik itu perlu diklarifikasikan sesuai dengan klarifikasi surat yang digunakan pada organisasi atau instansi yang bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Ada dua cara untuk mengelola surat elektronik (E-mail) yaitu pertama dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo Mail dan Gmail. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan gratis. Kedua menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail chent), seperti: Windows Mail.
B. Tata Cara Menerima Surat Elektronik (E-mail)
Dalam menerima surat elektronik seorang petugas penerima surat harus memahami dengan benar bagaimana langkah-langkah atau tata cara menerima surat elektronik meliputi :
a. Buka internet
B. Kotak address ketik : http://www.yahoo.com atau http://www.google.com
c. Kemudian tekan enter
d. Isikan Yahoo ID dan password atau Gmail ID dan password
e. Klik Sign In dan klik Inbox
f. Maka akan muncul surat-surat yang masuk
C. Kelebihan dan Kelemahan E-mail
a. Kelebihan E-mail
1) Cepat karena hanya perlu beberapa menit
2) Mudah
3) Multiple send
4) Dapat mengirim file
5) Kapan dan dimana saja
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti pada surat konvensional
7) Penyampaian tidak perlu melalui address administratif yang diantar oleh kurir
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah
b. Kelemahan E-mail
1) Biaya investasi komputer dan perangkatnya lumayan tinggi
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan terganggu
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengiriman e-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
