Harapan Semu

Oleh: Aisyah Asafid Abd

140112

Hatiku akan bicara, aku memikirkanmu…

Tanpa tertoreh senyum, jika nanti bertemu denganmu..

sungguh perasaan ini tidak mengenakan..

hanya melempar sikap sinis dan kaku..

atau memberi kalimat untuk memotivasi

meski aku tak disampingmu,

aku akan memantaumu dari kejauhan…

bagaimana kamu, lalu jika sesuatu terjadi padamu

aku akan khawatir,lalu membantumu untuk lebih bersabar, tanpa bilang aku menaruh hati padamu…

apakah kau tahu, aku begini

aku merindukanmu..

apakah kau tahu aku menjauhimu..

karna menghormatimu, dan menjagamu..

jika nanti ada  kesempatan aku bertemu denganmu..

aku ketakutan,merasa malu, bersalah, karena hati ini tak seharusnya dikuasai tentangmu..

aku seperti menduakan-Nya, kamu aku dewakan atas nama cinta..

lalu, aku akan tersenyum, kenapa ini bisa terjadi…

hanya dengan mataku codong melihatmu,lalu mengagumi..

lantas aku akan berfikir..

apakah ini benar cinta?

lalu tanganku akan gemetar..

menangis hanya bisa mencintaimu dalam diam

merindukanmu dalam diam..

apakah kau tahu hal ini..atau kau tak mengerti…

sudahlah, bagaimana kamu, kamu tetap merepotkan hatiku…

berhentilah tersenyum, bukan aku takut jatuh cinta padamu…

tapi aku takut itu hanya pengharapan semu..

Menanti bersama Cinta Tuhan

Oleh : Aisyah Asafid Abd

130612

Tiada dimengerti kecuali mengenaliku dalam keheningan

Dalam diamku “kan  terdengar bias-bias kerinduan

Aku ‘kan selamanya menanti panjang, peraduan..!

Peraduan antara  kata mencintai dan kepemilikan.

Biarlah kumenanti panjang, menunggumu.

Kodratku tiada upaya kepemilikan kecuali penitipan.

Aku punya rasa yang dititipkan Tuhan.

Kujaga, bukan ku jajahi lalu menyalahimu..

Biarlah kumenanti panjang, menunggumu.

Janganlah kau pecahkan semua dengan inginmu

Bukan memberiku tempat nyata,tapi semu..!

Singkap gundahmu, ku menanti bersama cinta Tuhan.

Menantimu, bukan hanya menunggu Matahari kembali

Bukan hanya menunggu rembulan dan bintang pada malam hari

Melainkan, aku menantimu menemani pagi, sampai malam-malam

Tak perlu khawatir, Aku menantimu bersama cinta Tuhan.

Meski Matahari datang, Panas!

Aku akan sedikit berpengarah..

Tuhan akan menitipkan kesegaran, sesekali..sesekali

Lalu Tuhan ‘kan turunkan hujan, untuk menguatkanku lagi..

Lalu, seterusnya seperti itu,biarlah ku menanti panjang, menunggumu bersama cinta Tuhan.

TELAH, Puisi Gadis Selingkuhan

Oleh : Aisyah Asafid Abd

080613

Telah itu tak berarti apa-apa
Bahkan belum terlanjur

Bagaimana kau bisa memaknai perasaan perempuan kecuali nafsumu

Aku rasa semua mempunyai durjana itu
tapi Tuhan tidak lupa menitipkan hati pada jasadmu, keparat!

Engkau lupa dilahirkan oleh rahim perempuan,
Aku tak bisa menebak teka tekimu secara keseluruhan. 
Dan aku tak mau memecahkannya. 
Karena hanya satu jawabanya; aku menjadi korban atas kesalahan dimasa lalumu itu.

Dan benar saja, pagi ini tak sengaja ku baca puisi cintamu. 
Baitnya; Namun kesepakatan telah terjalin

Bukankah kau sudah menjalin
dan aku dalam perut perempuan itu

Sadis teganya kau menulis surat cinta pada gadis
Saat perempuan itu mengandungku

RINDU

Oleh: Aisyah Asafid Abd
060513

Bagaimana aku bisa mengatakan kerinduan padamu 
kerinduan itu hanya pada pemilik yang berikar
Dan kau belum melakukannya untukku

Simpulnya meski kau tak pernah mendengar kerinduan itu

Hakikatnya aku menanam kerinduan pada satu titik dan letak akarnya pada hati.
Ia tumbuh sampai buahnya masak lalu berjatuhan ketika kau tersenyum.

Dan sampai saatnya tetap seperti itu. Kan kusemat semua rasa yang dititipkan Tuhan, bukan menjajaki tapi menjaga hati untukmu.

Perempuan Malam

Oleh : Aisyah Asafid Abdullah

Jingkrak-jingkrak ia terlihat bahagia

Bersolek bak pragawati

Bibirnya merah  seperti cabai

senyumnya mekar seperti mawar

gaunya panjang semampai tanah membelah paha

Lelaki memanggilnya hanya dengan menepuk tangan

Prok..

Prok..

Prok..

Ia disamakan seperti burung dara

Ia terlupa dosa

pikirnya pada esok ia takkan makan

Malam-malamnya berselimutkan kegelisahan

Takut esok temukan nyawa dalam perutnya

malam- malam itu; tangan dan kakinya kembali dituntun bajingan

pada fisik yang tengah sekarat

Ia masih mengayun kenistaan

pikirnya esok takkan makan, perempuan malam!

Jakarta, 6 Januari 2013

Bulan Madu

Oleh : Aisyah Asafid Abdullah

Tiada mengenali kelam

Harinya di penuhi malam-malam

hatinya ibarat menyelam

tiada mengenali deadline

Bersembunyi dalam keramaian

menganyam sebuah impian

hatinya saling bertautan

berdetak-detak menyaingi detik jarum jam

Awalnya mengalungkan rayuaan

Tenggelam pada nafas yang tak beraturan

peluhnya berujung kenikmatan

lalu, ia sematkan pada keningmu pujian-pujian

Jakarta, 21 Januari 2013

Janin yang Kau Buang

Oleh : Aisyah Asafid Abdullah

Kau membuang bagian kecil hasil cinta

Karna malunya sudah kadaluarsa

takutnya hanya pada kecoa

katanya; jijik!

harusnya ia  takut pada dirinya

perilakukunyan lebik menjijikan!

Kau membuang bagian kecil hasil cinta

yang terdapat energi luar biasa

dasarnya kebahagian

tapi dilapisi berbagai hal persoalan

keharamaan, kejalangan, hingga pembunuhan

bukan ia yang menyebabkan

tapi mereka yang membuat ia ada hari ini

 ia seperti tahu apa yang terjadi.

bibirnya bergerak gerak seperti berbicara 

hasilnya bukan penjelasan

tapi kelucuan yang dapat tertawakan orang di sekelilingnya.

Siapa ia; Janin yang kau buang!

Jakarta, 15 Januari 2013

Kunang-Kunang si Kuku Syetan

Oleh : Aisyah Asafid Abdullah

Pada malam yang lembab  

Ia terlempar dari kedinginan

tersingkir karna angin

bersemayam pada kesunyian

Ia setengah dari kehidupan

Kelenyapannya dekatkan kehancuran

Ia terpelating pada kenistaan

hanya dengan segemgam kepercayaan

perihnya menyala seperti api

karna semua menyusung kenistaan

Semua itu dalam sejarahnya

akhir takdirnya adalah sesal

Oh ini masaknya ia pulang

Takkan kembali, ia hilang!

Inilah setengah kehidupan

Kunang-kunang…

Aku rindu kunang-kunang yang dulu menemani malam belajarku

aku rindu kunang-kunang yang dulu selipkan ketakutan

katanya: ia kuku syetan aku rindu ketakutan di masa kecilku

di malam aku belajar mengaji..

apakah di tempatmu?

malam ini, masih kau temukan kunang-kunang si kuku syetan?

Jakarta, 21 November 2012

MENULIS PUISI ITU ENGGAK LEBAY

Assalamualaykum wa rahmatulahi wa barakatuh.....


"Duka adalah semisal gorden’ yang Tuhan pasangkan pada jendelajendela hidup manusia. dan seorang manusia jangan terpaku pada gorden itu, buka saja dengan lembutnya tanganmu lalu akan kau temukan kebahagiaan yang lebih nyata di balik kacakaca jendela yang menyala." Penggalan buku "Menjemput Cahaya" - Jamil Abd Aziz.


Salam Sejahtera untuk kalian semua ^_^
Buat MITRA JIC, pendengar setia radio Jakarta Islamic Centre 107.7 FM dan para penulis dan anggota PIC (Pena Inteligensia Club) serta teman-teman yang mau ikut gabung boleh ikuatan. Kali ini WRITING TIME hadir tidak diudara, Kita akan agendakan  KOPI DARAT alias temu kangen dan bincang-bincang cerdas. Ayo mendekat dan merapat


"Menulis Puisi itu Enggak Lebay" bersama JAMIL ABDUL AZIZ (Penulis muda asal Bandung yang sudah bergabung dalam antologi Puisi di  lima Negara

) dan membedah buku terbarunya "Menjemput Cahaya".


RABBANI KOJA Lt. 2, Jl. Keramat Jaya (samping BNI Syariah) Koja Jakarta Utara.
Pk. 13.00 s/d 15.30 WIB

Acara ini FREE dan diselenggarakan oleh Pena Inteligensia Club (PIC), dan didukung oleh Radio JIC 107,7FM dan Rabbani. Keep Writing dan Salam ^_^



Catatan : Untuk peserta "Berkelahi dalam Mimpi" bisa ambil sertifikat diacara ini. Syukron Jzk

Konfirmasi Kehadiran 083898445477

MIMPI BARUKU

Oleh: Aisyah Asafid Abd
31-05-13

Mimpi baruku, aku lebih lama mengenalnya yaitu cinta lama yang tertunda karna usia dini.

Aku mengerti bagaimana ia diam karna marah. Ia benar-benar tergores karna sebuah ucapan yg tak berarti.

Kata-kata jalang di lontarkan orang terkasih lebih menyakitkan daripada musuh yang melontarkan

Dan aku paham setelah aku beranjak dari usia dini. Sebelumnya cuma satu yang ku pegang dari diammu yaitu kejahatan. Aku benar-benar menggali luka begitu dalam bukan karna diamnya, tapi aku menaruh cinta yang begitu banyak.

Aku mulai menerima ketika ia memberi sebuah keputusan, rasanya jauh lebih baik daripada digantung tanpa bicara seminggu oleh orang tercinta itu seperti menunggu seribu tahun.

Dan benar Tuhan sudah menetapkan hari yang indah untuk kita. Bagaimana kita dipertemukan tanpa skenario manusia.

Aku jauh lebih mengenalmu lebih baik dari usia dini dulu. Kau seperti dipersiapakan untukku hari ini, begitu juga denganku.

Kau adalah mimpi baruku, duhai cinta lama yang tertunda. Bisakah kau menghapus sikap kekanakanku yang keterlaluan itu. Dan mari bersama-sama menyelesaikan asa yang sempat tertunda.

Kau adalah mimpi baruku. Jadikanlah aku jawaban dari tiap persoalanmu. Pilihlah jawaban itu aku. Karena aku adalah sebuah pilihan.

Dilema Lelaki

Oleh: Aisyah Asafid Abdullah

040613

Pada malam lalu kau bercemin untuk perempuan berambut panjang bergelombang

Pada malam ini kau menyisir rambutmu untuk perempuan berjilbab berkaca mata

Keduanya mengaku mencintaimu,dan ketika itu larut malam aku berkelahi dalam sunyi, aku bisa memahami. Kau melewati kesunyianku pada perempuan-perempuan itu

Aku perempuan tak mungkin melarangmu mendua jikalau kau menginginkanya.

Hanya saja perih ini merengkuh semenjak awal ketika kau bercermin dan menyisir bukan untukku

Aku mengerti aku adalah pilihan dan semua persoalanmu tidak hanya membutuhkan satu jawaban. Pilihlah semua jawaban-jawaban persoalan.

Meski perih bergelayutan, aku merasa ini adalah pelukan Tuhan.

Lelaki, hakikatnya aku adalah pilihan jawaban satu persolanmu bukan semua persolanmu

Wahai lelaki, kamu hebat jika kamu bisa melakukannya, membuat satu jawaban untuk semua persoalanmu

Dan kau hanya melakukannya dengan mencintaiku karna Tuhan bukan nafsumu.

Hujan di Djakarta

 

 

 

AAA, 270513

Hujan di Djakarta laiknya musibah
Pelanginya selalu dipandang sebelah mata

Ia buta pada awan bak mawar putih itu, merekah!
Hanya menyisakan keluhnya pada panas

Hujan di Djakarta
Setiap orang menyalahkanmu
Setiap titik 'kan dihitung seberapa meterkah menenggelamkan rumahku,pungkas­nya.

Hujan di Djakarta
Nasibnya seperti kunang-kunang
Setelah lenyap akan dirindukan banyak orang

 

 

Aku Benci Lelaki Itu

Aku menaruh benci pada mata lelaki itu.
Matanya kerap mengandung air, ibarat pecundang.

Bukankah ia sebenarnya kupu-kupu itu. 
Yang biasa orang katakan pada perempuan.

Aku benci lelaki itu, kepalanya selalu ditundukan ke tanah. 
Bukankah mimpi itu terletak pada langit-langit.

Aku benci pada lelaki itu, 
yang menggenggam kebebasan pada tangannya.

Wahai lelaki, Aku yang tertindih pada kenyatan, dan aku tak kuat menahannya. 
Kenapa kau tampak seperti kecoak bukan kupu-kupu!

AAA, 270513

Lalu lintas Kehidupan

29-05-13

Aku mengendarai jiwa yang sudah ditetapkan. Awalnya, tangisku pun pecah karna gamang. Hanya meminum air susu dari selang ibu menjadi tenang. Dan, sekarang pun aku bisa melintas jalan kehidupan dengan cepat landas. Sesekali aku bisa menyelinap dari lubang kenistaan dan berhasil, tapi ada saja waktunya aku tak bisa berkutik pada kenistaan itu.

Sesekali melihat samping kiri dan kanan melihat ragam jiwa. Terlintas benakku pada yang lalu. Kadang membuat tersenyum, kadang sesak karna begitu perih. Celakanya aku sama seperti jiwa yang lain. Kerap melihat ke belakang tanpa menjumpai cermin. Meragukan cermin adalah menemui sejengkal kematian.

Hanya saja, Tuhan berpihak denganku meski hampir mati tapi Ia tak berkhendak aku mati hanya karna masa lalu.

Setelahnya aku kembali jalan dengan segerombolan jiwa-jiwa yang tak kukenal. Dengan sebuah harapan yang melilit pada hati. Ada kalanya aku dibelakang, ada kalanya aku didepan dan hap! Aku menemui perbatasan yg tak pernah kuminta, dan Tuhan menginginkan aku berhenti tidak melebihi batas itu. Tapi ada saja jiwajiwa yang dibelakang, menginginkanku 'tuk melebihi batas, menerobos plang pembatas antara kesucian dan kenistaan, antara kebenaran dan kebohongan.

Keindahan memang tidak selalu memihak kesucian dan kebenaran. Tapi hakikatnya keindahan terletak pada kesucian dan kebenaran.

Perjalanan panjang memang begitu melelahkan adakalanya seseorang lupa memberi tanda ingin ke kiri, dan aku tetap dengan kecepatan menuju-Nya tanpa ke kiri dan kanan. Lalu, hampir saja aku menubruk jiwa yg ke kiri karna ia lupa memberi tanda. Semua itu adalah kesalahpahaman yg tak berarti.

Hakikatnya Tuhan bukan hanya pada jalan lurus tapi memang dia ada dimana-mana ketika berbalik ke belakang pun kita menemui Tuhan.

Tanya

Pukulan pada gumpalan berkecambuk tak berderai dan masih...

Bunyinya berirama sengit...

Aku; maka nikmat Tuhanmu yang manakah yang masih juga kau dustakan?

Ya Rahman, pemabuk itu katakan anggur adalah penolong jiwanya. Aku, tidaak!
Aku; mana nikmat Tuhan yang manakah yang masih kau dustakan?

Tuhan, malam-Mu ini sepi mengukir panas aku rindu kipas rotan emakku. Tuhan, dengarlah kepiluan sampai berirama bak lagu..
Lagu kerinduan anak di perantauan adalah menyesak..

Tuhan,aku ingin berpuisi..
Adukan piluku yang masai..
Ya Rahman aku ingin mereka membaca ini, melihatku teriak maka nikmat tuhanmu yg manakah yang masih kau dustakan. Tanyaku sendu pada sendiri..

5052013

Lembayung

Lelaki itu menorehkan senyum sedikit memaksa.
dan kulihat ada lembayung menjelang magrib pada wajahnya

Tak dapat ditebak kapan datangnya
Dan
Malam itu aku bermimpi lembayung datang tanpa diminta
Ia ayuhkan sepeda ontel jaman dulu dengan kuat
Aku duduk dibelakang lembayung itu

Aku heran, kenapa bisa aku sedemikian rupa gembira?

Padahal aku baru menemuinya sekali saja.
Hanya saja ia selalu tampakan senyumnya ibarat lembayung..

Ya aku menganggapnya biasa karna seingatku, ibu pernah bilang lembayung membuat manusia sakit
Tapi kenapa aku sedemikian gembira dengannya?
Kata yang ku ingat adalah kesederhaan dan kudengar sebelum ku penggal jiwaku dalam tidurku
Ah hanya mimpi, siapakah lembayung itu
Ya, kamu lembayung itu

060513

Tuhan aku ingin menangis

Tuhan, Engkau ingin aku keluar tanpa kaca mata hitamku juga tanpa hujan-Mu

Baiklah, jangan biarkan sabitan terus menerus memukulku hingga memar, panas.

Aku takut air keluar pada sudut wajahku menggenang dan tak tertahankan. Jika Engkau mau, turunkanlah hujan-Mu.

Tuhan, Engkau benar meminta air ini pada bumi yang panas. Pada bertenggernya matahari. Kau tetap mau air ini. Baiklah, jika kau tak turunkan hujan-Mu. Beri aku tempat persembunyian, dimana orang tak mengenaliku.
Tuhan, aku ingin menangis.

070513

Dasarnya Serigala

Oleh : Aisyah Asafid Abdullah

Kaulah, ya Tuhan, yang menciptakan bintang diantara serigala malam
Menciptakan kerinduan yang lama terpejam

Tengah malam ia melolong dengan sendunya merindukan bintang terjatuh ke bumi
Dalam penantian kepalanya selalu merunduk diam tak gamang

Dasarnya serigala tak dapat dipercaya 
Ia mengintip dibalik semak belular, menatap bintang yang sesekali berkelip-kelip menggoda

Jatuh bintang adalah harapan dan doa
Lalu, Tuhan jatuhkan bintang itu
Dasarnya serigala bintang didekatnya dianggap tak ada

Dasarnya serigala selalu saja mengintip bintang dibalik semak itu
dan tetap selamnya seperti itu meski bintang Tuhan didekatnya.
Ia selalu merindukan bintang yang menggoda dengan kerlipnya. Dasarnya serigala!

080513
 

PENTAS SENI DAN DRAMA MUSIKAL "BERKELAHI DALAM MIMPI"

Namaku Samiyah, pemalu dan pendiam. Aku tidak cantik dan cerdas seperti Aisyah Ra. Namun nasibku sama yaitu dinikahkan oleh orang tuaku. Meski begitu aku tak seberuntung Aisyah Ra isteri Nabi Muhammad SAW. Aku juga punya mimpi besar seperti RA. Kartini. Mimpi-mimpi perempuan Indonesia dengan masalah yang khas Indonesia. Dan menyedihkan mimpi besarku hanya sampai pada air mata sahabatku, Zakiyah!

Pentas seni dan drama musikal "berkelhi dalam MIMPI" yang insya Allah Akan di adakan pada hari MINGGU, 7 APRIL 2013 PK. 13.00 S/D SELESAI DI RUANG AUDIOVISUL JAKARTA ISLAMIC CENTRE (JIC) Dengan TICKET RP. 50.000 Dapat (Sertifikat+snack+coffee+bread and Buku BDM)

Jangan sampai ketinggalan yah, segera hubungin panitia ke contact 083898445477 peserta terbatas 200 peserta.

Manajemen Perbekalan

ADMINISTRASI PERBEKALAN

 

Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu, manajemen perbekalan pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material ataupun administrasi material.

Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Lebih lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen perbekalan dapat dideskripsikan sebagai berikut:

1.      PERENCANAAN

Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan, penggunaan perbekalan, pengorganisasian, maupun pengendalian perbekalan.

a.      Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:

1)      Faktor Fungsional

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.

2)      Faktor Biaya dan Manfaat

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.

3)      Faktor Anggaran

Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini, maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.

4)      Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik eksternal organisasi.

5)      Faktor Standardisasi dan Normalisasi

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.

2.      PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur formal dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.

3.      PENGAWASAN

Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pemakaian/penggunaan perbekalan, proses maupun hasil/keluaran/output pengelolaan perbekalan.

4.      PENGADAAN

Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggung-jawabkan.

a.                   Cara-cara Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:

1)      Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.Setelah transaksi jual beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.

2)      Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.

3)      Menyewa

Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu  perjanjian tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi ekonomi perusahaan menguntungkan, karena:

a.      Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk biayanya,

b.      Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.

c.       Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-kemacetan mesin.

4)      Membuat Sendiri

Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.

5)      Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna.

6)      Substitusi

Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

7)      Pemberian/Hadiah

Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.

8)      Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan memperbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.

b.                  Sistem Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.

1)      Sistem Sentrasisasi

Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan merupakan cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.

Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:

a.      dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);

b.      dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung efisiensi.

c.       dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran perbekalan antarbagian.

Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut:

a.      kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.

b.      pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja.

2)      Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, dimana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-msing unit kerja. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:

1.      kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.

2.      menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.

Adapun kekurangan sistem ini yaitu:

a.      ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.

b.      terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antar bagian/unit kerja dalam suatu organisasi.

c.       biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil.

d.      Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.

3)      Sistem Campuran

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

5.      PENCATATAN/INVENTARISASI

Inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan secara baik, yakni sebagai berikut:

a.      Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.

Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.

b.      Menjamin keamanan perbekalan

Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.

c.       Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan

Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan, jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.

d.      Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.

Daftar Inventaris Ruangan adalah daftar yang dipergunakan untuk mencatat barang-barang inventaris yang berada dalam suatu dan setiap ruangan.

RS. SITI HAWA Jl. Parak Gadang 56-58 Padang Telp. (0751) 23456, 24567 Fax. (0751) 56523 DAFTAR INVENTARIS RUANGAN Unit/Bagian     : Sekretariat Pav. Anggrek No. No. Inventaris Nama Barang Jumlah Keterangan 1. 02.01.01/SAG/03 Telepon 1 buah - 2. 02.02.01/SAG/03 Faksimile 1 buah - 3. 02.03.01/SAG/03 Mesin Ketik Elektrik 1 buah Olympia 4. 02.04.01/SAG/03 Mesin Ketik Manual 1 buah Brother 5. 01.03.01/SAG/04 - 02.01.02/SAG/04 Lemari Arsip 2 buah - 6. 01.04.01/SAG/04 Rak Buku 1 buah - 7. 01.01.01/SAG/05 - 01.01.03/SAG/05 Meja Kerja 3 buah - 8. 02.01.01/SAG/05 - 01.02.06/SAG/05 Kursi 6 buah - 9. 03.07.01/SAG/05 Stempel 1 buah - 10. 03.08.01/SAG/05 Bantalan Cap 1 buah - 11. 03.02.01/SAG/05 Perforator 1 buah - 12. 03.03.01/SAG/05 Stapler 1 buah - 13. 03.04.01/SAG/06 Cutter 1 buah - 14. 04.05.01/SAG/06 Jam Dinding 1 buah - 15. 03.08.01/SAG/06 Gunting 1 buah - 16. 02.10.01/SAG/07 Meja Komputer 1 buah - 17. 02.11.01/SAG/07 CPU 1 buah Wearns 18. 02.12.01/SAG/07 Monitor 1 buah - 19. 02.13.01/SAG/07 Printer 1 buah HP 2930 20. 02.14.01/SAG/07 Keyboard 1 buah Wearns 21. 05.05.01/SAG/07 Mouse 1 buah Comfort 22. 01.02.01/SAG/07 Fan 1 buah National 23. 02.01.01/SAG/07 Papan Tulis 1 buah - Padang, 7 November 2008 Kepala Bagian Logistik, Patricia Marcy, S.Pd

6.      PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN

Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di tempat penyimpanan/gudang.

a)      Kesalahan Umum dalam Penggudangan

Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni:

1)      Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang.

2)      Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.

3)      Tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.

4)      Banyaknya perbekalan yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluran perbekalan.

5)      Banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/ gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan.

6)      Banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.

7)      Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak tepat.

Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:

1)      Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

2)      Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan metode FIFO(First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).

3)      Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.

4)      Asas Fleksibilitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5)      Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

b)     Administrasi Penggudangan

Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:

1)      Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi.

2)      Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan penggudangan setiap organisasi.

3)      Dapat mengetahui keberadaan perbekalan setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai barang yang ada dalam gudang.

4)      Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun hilangnya perbekalan.

5)      Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan karena tingkat pemakaian perbekalan tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.

6)      Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepada petugasnya

Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan, maka beberapa instrumen yang mendukung pelaksanaan administrasi penggudangan tersebut diantaranya:

1)        Buku Penerimaan Gudang

Merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan perbekalan.

AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER) Jl. Parak Gadang 48b Padang Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211 Unit/Bagian     : Gudang BUKU PENERIMAAN GUDANG No. Tanggal No. Kode Bukti Terima Kode Barang Nama dan Spesifikasi Barang Asal Barang Jml Harga Satuan (Rp.) Jumlah Harga (Rp.) 1. 30 April 2008 04/02/2008 05.01.01 Kertas HVS Quato 60 Gr (Sinar Dunia) Toko Gramedia 50 rim 21.000 1.050.000 2. 30 April 2008 04/02/2008 05.01.02 Kertas HVS Quato 70 Gr (Sinar Dunia) Toko Gramedia 50 rim 23.000 1.150.000 3. 30 April 2008 04/02/2008 05.01.07 Kertas HVS Quato 80 Gr (Sinar Dunia) Toko Gramedia 30 rim 25.000 7 50.000 4. 2 Mei 2008 01/03/2008 05.05.01 Amplop Panjang Polos Merpati Indo Grosir 50 Box 200.000 100.000 5. 2 Mei 2008 02/03/2008 08.02.01 Ribbon Cartridge Epson 8750 Sun Tech 25 Unit 13.000 325.000 - dan seterusnya -

2)        Buku Pengeluaran Gudang

Merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran perbekalan.

AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER) Jl. Parak Gadang 48b Padang Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211 Unit/Bagian     : Gudang BUKU PENGELUARAN GUDANG No. Tanggal No. Kode Bukti Terima Kode Barang Nama dan Spesifikasi Barang Tujuan Barang Jml Ket. 1. 1 Mei 2008 01/03/2008 05.01.01 Kertas HVS Quato 60 Gr (Sinar Dunia) Sekretariat 2 rim Pembuatan Buku 2. 1 Mei 2008 01/03/2008 05.01.02 Kertas HVS Quato 70 Gr (Sinar Dunia) Sekretariat 4 rim Pembuatan Buku 3. 1 Mei 2008 02/03/2008 05.01.01 Kertas HVS Quato 60 Gr (Sinar Dunia) Bag. Personalia 2 rim - 4. 2 Mei 2008 03/03/2008 05.05.07 Kertas HVS Quato 80 Gr (Sinar Dunia) Bag. Akademik 5 rim Pembuatan Naskah soal Ujian 5. 2 Mei 2008 03/03/2008 08.02.01 Ribbon Cartridge Epson 8750 Bag. Akademik 4 Unit - - dan seterusnya -

3)        Kartu Persediaan/Stock

Merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan perbekalan karena adanya pemasukan dan pengeluaran perbekalan.

AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER) Jl. Parak Gadang 48b Padang Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211 Unit/Bagian     : Gudang KARTU PERSEDIAAN GUDANG Nama Barang     : Kertas HVS Quarto 60 Gr. Kode Barang      : 05.01.01 Satuan                 : Rim No. Tanggal No. Kode Bukti Asal/ Tujuan Barang Jumlah Barang Sisa Masuk Keluar Asl Tujuan Masuk Keluar … … … … … … … … 1 1. 30 April 2008 04/02/2008 - Toko Gramedia - 50 - 51 2. 1 Mei 2008 - 01/03/2008 - Sekretariat - 2 49 3. 1 Mei 2008 - 02/03/2008 - Bag. Personalia - 2 47 4. 8 Mei 2008 - 03/03/2008 - Bag. Percetakan - 3 44 - dan seterusnya -

4)        Bon Permintaan Barang

Merupakan lembaran/formulir permintaan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan serta jumlah perbekalan yang ditujukan kepada bagian gudang.

SURAT PERMINTAAN BARANG No. SPB      : Tanggal       : Unit/Bagian : No. Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang disetujui Menyetujui,                                            Penerima,              Yang meminta, Kabag.Logistik/Ka.Gudang/…                                            Ka.Biro/Bag/Subbag… ………………………                …………         ………………

5)        Surat Penyerahan Barang

Sering juga disebut dengan Bon Pengeluaran Barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu pada waktu tertentu.

AKADEMI KEPERAWATAN RANAH MINANG (AKPER) Jl. Parak Gadang 48b Padang Telp. (0751) 7052343, 705235 Fax. (0751) 7053211 No. SPB : 03/03/2008 Tanggal  : 2 Mei 2008 SURAT PENYERAHAN BARANG Kepada : Bagian Akademik No. Kode Barang Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Ket. 1. 05.01.07 Kertas HVS Quato 70 Gr (Sinar Dunia) 2 Rim - 2. 08.03.01 Ribbon Cartridge Epson 8750 5 Unit - Mengetahui/menyetujui                 Diterima oleh                   Ka. Subbag. Gudang Drs. Bima Sutara                            Alfonso, S.Pd                   Ali Muchsin

7.      PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.

Asas-asas Penyaluran

Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:

a.      Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan

Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupun finansial.

b.      Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan

Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

c.       Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan

Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun juga kekurangan perbekalan sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja tersebut.

d.      Ketepatan waktu penyampaian

Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau berhenti karena keterlambatan penyampaian perbekalan yang dibutuhkan.

e.      Ketepatan tempat penyampaian

Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

f.        Ketepatan kondisi perbekalan yang disampaikan

Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (ready for use)sehigga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukan barang/perbekalan yang rusak.

Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapat direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari para petugas penyalur perbekalan. Petugas yang ditunjuk harus senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu.

8.      PEMELIHARAAN

Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.

Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:

a.      Menjaga dan menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan tersebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi.

b.      Agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).

c.       Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan, baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan).

Cara Pemeliharaan Barang

Secara umum pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas:

a.      Perawatan preventif (pencegahan)

Merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan.

b.      Perawatan represif

Merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan.

9.      PENGHAPUSAN

Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena perbekalan tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.

Alasan Penghapusan

Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan perbekalan, harus didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:

a.      Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya adalah:

-          Apabila perbekalan tersebut digunakan terus dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini.

-          Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi.

Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.

b.      Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date)

Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.

c.       Perbekalan yang berlebihan

Pertimbangannya adalah :

-          Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan.

-          Apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang.

-          Perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan

-          Apabila perbekalan tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of date).

d.      Perbekalan yang hilang

Penghapusan untuk perbekalan yang hilang penting dilakukan karena selain sebagai satu bentuk pertanggung- jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khsusunya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

Cara-Cara Penghapusan Perbekalan

Alternatif yang dapat ditempuh dalam melakukan penghapusan perbekalan antara lain adalah sebagai berikut:

a.      Dijual atau dilelang

Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan. Barang yang sekiranya masih mempunyai nilai (residual value), meskipun bukan pada fungsi semula, dijual melalui suatu lelang, hasilnya masuk ke Kas Negara (Perusahaan). Sebelum pelaksanaan lelang, pihak pemilik harus mempunyai harga dasar/patokan. Sedapat mungkin penawaran yang diterima adalah penawaran yang tertinggi di atas harga patokan. Jika harga patokan tidak tercapai, maka penawaran yang terdekat dengan harga patokan yang diterima.

b.      Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi.

Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip-prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling menguntungkan kedua belah pihak.

c.       Dipindahkan

Perbekalan yang tidak dibutuhkan di suatu unit dalam organisasi dipindahkan ke unit lain yang membutuhkan. Artinya, penghapusan cara ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi internal.

d.      Dihibahkan

Cara ini maksudnya adalah perbekalan yang akan dihapuskan diberikan secara cuma-cuma kepada pihak/ organisasi lain yang membutuhkan, terutama organisasi sosial dan organisasi pendidikan. Cara demikian sering dilakukan dengan istilah yang cukup halus dan sopan yaitu “bantuan”.

e.      Pemanfaatan kembali (recycle)

Maksudnya barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.

f.        Dimusnahkan

Barang yang karena keadaannya sudah demikian rusak sehingga tidak dapat digunakan sama sekali, baik sebagai fungsinya maupun bekasnya (meubelair yang sudah rusak sama sekali) harus dimusnahkan dengan disertai berita acara. Hal ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan.

Adapun contoh Berita Acara Penghapusan Perbekalan dapat dilihat pada contoh formulir 30.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG Nomor : ………. Pada hari ini ………… tanggal …………… bulan……… tahun …… Kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1.     ………… sebagai Ketua 2.     ………… sebagai Sekretaris 3.     ………… sebagai Anggota 4.     ………… sebagai Anggota 5.     ………… sebagai Anggota Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan ………. No. …………….. tanggal ……. …….. telah mengadakan pemeriksaan barang-barang sebagaimana terlampir pada tanggal ………………. bulan…………. tahun……... Berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam keadaan …………….. (rusak berat/ketinggalan zaman/berlebihan/ hilang). Selanjutnya, kami memutuskan barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara ………(dijual / dilelang / dihibahkan / dipindahkan / ditukarkan / dimusnahkan). Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap …… untuk dapat dipergunakan seperlunya. Dibuat di : …………… Tanggal  : …………… Panitia Penghapusan Barang 1.     ... ……… sebagai Ketua                    …………………… (tanda tangan) 2.     ………… sebagai Sekretaris              …………………… 3.     ………… sebagai Anggota                 …………………… 4.     ………… sebagai Anggota                 …………………… 5.     ………… sebagai Anggota                 …………………… Mengetahui, …………………………. ………………………….

LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG No. Urut Nama Barang Kode Spesifikasi Barang Keterangan Tanggal  : …………. Panitia Penghapusan Barang Sekretaris,                  Ketua, ……………..               …………..

Selanjutnya, fungsi-fungsi manajemen perbekalan tersebut, baik fungsi manajerial maupun fungsi-fungsi operasional beserta hubungannya dapat diformulasikan dalam gambar 2 berikut:

Gambar 2. Fungsi-fungsi Manajemen Perbekalan

Sehubungan dengan hal itu maksud dan tujuan manajemen perbekalan adalah untuk:

1.      mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik;

2.      mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, distribusi, dan penghapusan perbekalan.

3.      mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

4.      mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil perbekalan, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

5.      mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan;

6.      mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan logistik sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

7.      mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.

8.      mampu membangun budaya penggunaan perbekalan secara bertanggungjawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

Persoalan-Persoalan Yang Terjadi Dalam Administrasi Perbekalan.

Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelolaan perbekalan antara lain sebagai berikut:

1.      Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan

Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan perbekalan yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, kurang memperhatikan lingkungan, dan kurang cermat dalam menganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, metode/cara pengadaan perbekalan, jumlah perbekalan, waktu pengadaan perbekalan, tempat/asal pengadaan perbekalan, maupun kesalahan dalam rencana harga perbekalan.

2.      Salah Pengadaan

Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pemenuhan kebutuhanperbekalan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode pengadaan, jumlah, harga, waktu, sumber perbekalan, maupun ketidaksesuaian dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.

3.      Salah Tempat

Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan perbekalan sehingga bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi secara keseluruhan.

4.      Salah Pakai

Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa disertai rasa tanggungjawab, baik secara teknis fungsional maupun hak pemakaian barang.

5.      Lalai Catat

Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan perbekalan, baik menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, maupun menyangkut kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, jumlah, harga, sumber, tempat penempatan/pemakaian, kondisi, maupun data pencatatan yang lainnya.

6.      Lalai Rawat

Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam perawatan perbekalan sehingga secara teknis dapat menimbulkan kerusakan perbekalan yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun kualitas output, tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian barang, dan secara ekonomis dapat menimbulkan pemborosan bagi organisasi.

7.      Lalai Simpan

Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan perbekalan yang berupa tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga memungkinkan menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas perbekalan, baik terhadap barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga dapat menimbulkan hilangnya perbekalan.

8.      Lalai Kontrol

Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu pengawasan, maupun metode pengawasan.

Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan perbekalan tersebut, diharapkan setiap organisasi mampu melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahan-kesalahan umum tersebut.

ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN PERBEKALAN

Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola perbekalan sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan perbekalan. Beberapa asas tersebut meliputi:

1.      Asas Keahlian

Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.

2.      Asas Kreativitas

Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu memberikan berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.

3.      Asas Ketelitian

Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pecatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.

4.      Asas Ketertiban dan Kedisiplinan

Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas-tugas utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran perbekalan sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.

5.      Asas Kualitas Pelayanan

Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi perbekalan dan efisiensi secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa pihak yang berkepentingan (stakeholder)dapat dilayani, baik terhadap pengguna (user) maupun pemasok (supplier).

6.      Asas Kesempurnaan Watak

Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat-sifat sikap mental dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggungjawab.

7.      Asas Efektivitas

Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam manajemen perbekalan mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan, pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan perbekalan maupun dalam penggunaan perbekalan harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

8.      Asas Efisiensi

Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan perbekalan harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga, maupun pikiran.

Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia sebagai pengelola perbekalan dan sistem kerja pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.

Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen perbekalan pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yaitu :

-          lemahnya sistem kerja yang dibangun, dan

-          perilaku buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan perbekalan, baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional.

Kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan satu sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai, tetapi apabila moralitas para pegawai pengelola perbekalan rendah, mungkin sekali terjadi penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan, begitu pula sebaliknya. Apalagi, apabila sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan tingkat moralitas pegawai rendah, dapat dipastikan terjadi tingkat penyelewengan dalam pengelolaan perbekalan mencapai tingkat yang tinggi. Oleh karena itu, dalam pengelolaan perbekalan, secara ideal dibutuhkan sistem kerja yang memadai dan moralitas pengawai yang tinggi.

ETIKA DAN MORALITAS

Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata Yunani ethos, yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk jamaknya mores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.

Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan sehari-hari.

Etika dalam Pengelolaan Logistik

Merupakan suatu sistem nilai, aturan-aturan normatif sebagai pedoman perilaku yang berupa perintah dan atau larangan yang bersifat langsung dan konkret, yang senantiasa harus dijadikan pedoman dan pegangan di dalam melakukan pengurusan dan pengelolaan perbekalan. Sacara lebih operasional, aturan-aturan normatif tersebut tentunya juga melekat pada setiap tahapan dalam pengelolaan manajemen  perbekalan.

Berikut ini beberapa pedoman normatif yang penting dikembangkan dan diimplementasikan dalam pengelolaan dan pengurusan perbekalan tersebut, yakni setiap personel baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional yang terlibat dalam pengelolaan dan pengurusan perbekalan :

1.      Harus merencanakan pengadaan perbekalan dan mengambil keputusan pengadaan perbekalan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang objektif dan konstruktif, bukan atas pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi atau kelompok atau unit kerja tertentu.

2.      Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan perbekalan berdasarkan hasil pembandingan dan pertimbangan yang objektif.

3.      Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan perbekalan bukansuplier  yang memiliki ikatan keluarga.

4.      Harus menyerahkan segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari suplier kepada organisasi.

5.      Harus menyerahkan perbekalan sesuai dengan bukti penyerahan perbekalan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, tempat, dan tanggal penyerahan perbekalan.

6.      Harus melakukan penghapusan perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan yang objektif.

7.      Dilarang meminta bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apa pun kepadasuplier untuk kepentingan pribadi.

8.      Dilarang membuat dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan perbekalan yang tidak sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, jumlah perbekalan, tanggal pengadaan, harga per satuan, jumlah potongan, jumlah pajak, maupun total pembayaran yang dapat merugikan organisasi.

9.      Dilarang melakukan pengadaan/pembelian perbekalan secara fiktif.

10.  Dilarang melakukan penyelewengan dana untuk kegiatan pengelolaan perbekalan apa pun bentuknya.

11.  Dilarang melakukan pencatatan perbekalan dengan tujuan menghilangkan perbekalan demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik dilakukan sendiri maupun secara bersama-sama.

12.  Dilarang melakukan tindakan diskriminatif dalam pendistribusian perbekalan, baik berkaitan dengan waktu penyerahan perbekalan, jenis dan spesifikasi perbekalan, maupun dalam pelayanan (service) yang diberikan.

13.  Dilarang membuat laporan pemakaian perbekalan yang tidak sesuai dengan kenyataan, yang dapat menyebabkan hilangnya perbekalan dan kerugian bagi organisasi.

14.  Dilarang melakukan tindakan pemborosan dalam pemakaian perbekalan.

15.  Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan perbekalan untuk kepentingan pribadi.

16.  Dilarang melakukan tindakan perusakan terhadap perbekalan milik organisasi.

PERBEKALAN / PERABOTAN / ALAT – ALAT KANTOR

Pada bab ini akan dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas perbekalan yang ada dalam suatu organisasi / instansi. Adapun tujuan instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan, macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :

1. Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.
2. Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.
3. Dapat menjelaskan macam – macam perbekalan.
4. Dapat menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.

1. A. Pengertian Perbekalan

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor aitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain :

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

1. B. Macam – macam perbekalan / perabot

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan – bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

1. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
2. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
3. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :

• Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.
• Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.
• Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.

Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :

1. Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :
2. Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
3. Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
1. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
2. Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
3. Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
4. Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
5. Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain

1. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
2. Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
3. Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
1. Ditinjau dari segi umum ang dipakai instansi, terdiri dari :
2. Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
3. Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.

1. C. Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

1. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

1. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

1. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

1. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang
1. Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan  selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

1. Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

1. Menurut Jenis Barang

1.  
1. Barang bergerak (bisa dipindahkan) Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

1.  
1. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
2. Menurut Kurun Waktu

1.  
1. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

1.  
1. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.